Tólf Excel-skjöl og ein vandræðaleg spurning
Á stjornarradid.is/gogn/malaskrar-raduneyta eru tólf Excel-skjöl. Eitt fyrir hvert ráðuneyti. Þau eru uppfærð með óreglulegum hætti. Hvert skjal er listi yfir þau mál sem ráðuneytið hefur opnað. Þetta er hljóðlátt gagnsæisverkefni og skilyrt í Upplýsingalögum nr. 140/2012 — þarna er með ágætum hætti uppfyllt nákvæmlega það sem lögin kveða á um í 2. málsgrein 13. greinar laganna „Stjórnvöld skulu vinna markvisst að því að gera skrár yfir mál, lista yfir málsgögn og gögnin sjálf jafnóðum aðgengileg með rafrænum hætti. Hið sama á við um gagnagrunna og skrár. Ráðuneyti í Stjórnarráði Íslands skulu birta upplýsingar úr málaskrám sínum með rafrænum hætti. Að lágmarki ber að birta skrá yfir mál sem eru til meðferðar í ráðuneyti í tilefni af innsendu eða útsendu erindi þar sem tilgreint er málsnúmer og heiti máls. Upplýsingarnar ber að birta eigi síðar en í næsta mánuði eftir að mál er stofnað. Þá er heimilt að birta lista yfir málsgögn og gera gögnin sjálf aðgengileg með rafrænum hætti." en metnaðarfullt er það ekki.
Í ljósi markmiðsákvæðis laganna verður að skilja 13. gr. sem virka gagnsæisskyldu, ekki aðeins sem tæknilegt birtingarákvæði. Þegar ráðuneytum er gert að birta upplýsingar úr málaskrám sínum með rafrænum hætti er tilgangurinn að gera almenningi, fjölmiðlum og Alþingi kleift að sjá hvaða mál eru til meðferðar, hversu umfangsmikil stjórnsýslan er, hvernig opinberir hagsmunir eru teknir til meðferðar innan Stjórnarráðsins og hvernig stjórnsýslan starfar í reynd.
Í þeim skilningi er birting upplýsinga um fjölda mála eftir ráðuneytum einnig í samræmi við anda laganna, enda getur hún varpað ljósi á álag, afköst, virkni og skilvirkni málameðferðar. Slíkar upplýsingar styðja við upplýsta umræðu um starfsemi ráðuneyta, auðvelda lýðræðislegt aðhald og geta aukið traust almennings á stjórnsýslunni.
Excel skjölin segja aðeins eitt: hversu mörg mál voru móttekin eða stofnuð. Þau segja þér ekki hversu mörgum var lokið. Þau segja ekki hversu lengi þau voru í vinnslu, þau segja ekki hversu mörg voru afgreidd innan frests, því engin viðmið hafa verið birt önnur en þau sem eru í lögum. Þau segja þér ekki hvort borgurum líkaði niðurstaðan og hvort væntingar hafa staðist.
Það sem hægt er að lesa úr þeim
Til þess að fá samanburðarhæfar tölur þarf að opna hvert skjal, finna mynstur málsnúmeranna — t.d. UTN25010984 hjá utanríkisráðuneytinu, þar sem síðustu fjórir tölustafirnir gefa til kynna númer málsins innan mánaðar — og draga fram hæstu töluna í hverjum mánuði. Eftir þá vinnu, sem borgarinn ætti í raun ekki að þurfa að vinna sjálfur, kemur eftirfarandi mynd í ljós af nýjum málum í ráðuneytunum á árinu 2025 - þetta er ágiskun:
| Sæti | Ráðuneyti | Ný mál á ári |
|---|---|---|
| 1 | UTN — Utanríkisráðuneyti | 4.553 |
| 2 | ANR — Atvinnuvegaráðuneyti | 3.928 |
| 3 | MRN — Menningar- og viðskiptaráðuneyti | 3.716 |
| 4 | DMR — Dómsmálaráðuneyti | 3.598 |
| 5 | FRN — Forsætisráðuneyti | 3.187 |
| 6 | MAR — Matvælaráðuneyti (sameinaði ANR í mars 2025) | 2.704 |
| 7 | MNH — Mennta- og barnamálaráðuneyti | 2.431 |
| 8 | HRN — Heilbrigðisráðuneyti | 2.364 |
| 9 | FOR — Forsætisráðuneyti (eldra) | 2.097 |
| 10 | URN — Umhverfis- og auðlindaráðuneyti | 1.968 |
| 11 | HVIN — Háskóla-, vísinda- og iðnaðarráðuneyti | 1.888 |
| 12 | IRN — Innviðaráðuneyti | 1.634 |
| 13 | FJR — Fjármála- og efnahagsráðuneyti | 1.293 |
Samtals: um 35.361 mál á ári. Meðaltal: 2.720 mál á ráðuneyti. Mismunur á efsta og neðsta sæti: 3,5-faldur.
Fjögurra ára þróun
Til þess að átta sig á því hvort 35 þúsund mál séu „mikið", „lítið" eða „stöðugt" þarf samanburð yfir tíma. Stjórnarráðið birtir málaskrár samfellt frá árinu 2021 og því er hægt — með sömu handvirku aðferð — að draga út fjögurra ára þróun fyrir hvert ráðuneyti. Eftirfarandi eru raunverulegar tölur úr skjölunum sjálfum, taldar línu fyrir línu, fyrir fjögur ráðuneyti sem hafa borið sömu deili á tímabilinu:
| Ráðuneyti | 2022 | 2023 | 2024 | 2025* | Breyting |
|---|---|---|---|---|---|
| UTN — Utanríkisráðuneyti | 2.463 | 3.548 | 6.649 | 4.553 | +85% |
| DMR — Dómsmálaráðuneyti | 2.882 | 2.648 | 3.011 | 3.598 | +25% |
| FOR — Forsætisráðuneyti | 2.134 | 2.326 | 1.940 | 2.097 | −2% |
| FJR — Fjármála- og efnahagsráðuneyti | 917 | 1.304 | 1.179 | 1.293 | +41% |
Tölur 2025 eru mat fyrir heilt ár.
Þrjár niðurstöður standa upp úr. Sú fyrsta: Utanríkisráðuneytið fór úr 2.463 málum 2022 í 6.649 mál 2024 — það eru 170 prósent fleiri mál á tveimur árum. Heildarfjöldinn lækkaði aftur í 4.553 árið 2025, en það er enn 85 prósent yfir grunnárinu. Engin opinber skýring hefur verið birt á þessari sveiflu.
Sú önnur: Forsætisráðuneytið er fast í 2.000–2.300 málum á ári, óháð því hver er forsætisráðherra eða ríkisstjórn. Þetta gefur til kynna að fjöldi mála ráðist af innbyggðum stjórnsýslureglum frekar en pólitískum ákvörðunum. Ráðherraskipti breyta ekki málafjöldanum sem ráðuneytið vinnur úr.
Sú þriðja: Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur aldrei opnað meira en 1.304 mál á einu ári á undanförnum fjórum árum. Það er ráðuneyti með yfir 200 stöðugildi sem vinnur úr færri en sex málum á hvern starfsdag að meðaltali. Margir starfsmenn ráðuneytisins eru auðvitað ekki að vinna að „málum" í þeim þrönga skilningi — þeir vinna við fjárlagagerð, framkvæmd fjárlaga og samninga. En spurningin er ekki hvort 1.293 mál sé „rétt" tala. Spurningin er hvers vegna íslenska ríkið telur sér ekki skylt að birta neina aðra tölu sem gerir rekstur ráðuneytisins skiljanlegan fyrir borgarann.
Spurningin sem vaknar
Þessi tala — 35.361 mál á ári — varpar fram spurningunni sem enginn í íslenskri stjórnsýslu vill spyrja upphátt. Hún er einföld og óþægileg: þurfum við tólf (og stundum fleiri) ráðuneyti til að vinna úr 35 þúsund málum á ári?
Samanburður er mögulegur. Singapúr, ríki með 5,9 milljónir íbúa — fimmtánfalt fleiri en Ísland — rekur 16 ráðuneyti. Eistland, með 1,4 milljónir íbúa, rekur 11. Lúxemborg, með 670 þúsund íbúa, rekur 16. Malta, með 540 þúsund íbúa, rekur 15. Ísland er ekki fjarri viðmiðinu hvað fjölda ráðuneyta varðar — en málafjöldinn á hvert ráðuneyti er annað mál. Fjármála- og efnahagsráðuneytið opnar að meðaltali 5,2 mál á virkan dag. Innviðaráðuneytið opnar 6,5 mál á virkan dag. Sum þessara ráðuneyta eru lítil í rekstri virðist vera.
Borgarinn árið 2026 býst við sama gæðamati og sama þjónustumati af ríkinu og einkafyrirtæki býður upp á, hvernig líkaði þér þjónustan, við þekkjum öll könnun Icelandair eftir flugferð, eða matsblað að loknu námskeiði. Þegar þú kaupir þjónustu af banka, flugfélagi eða fjarskiptafyrirtæki færðu kvittun, staðfestingu, stöðuuppfærslu (pizzan er í ofninum) og að lokum spurningu um hvort þjónustan hafi verið í lagi.
Ríkið sinnir málum sem skipta fólk meira máli en flest annað: mannréttindi, tekjur, lífsviðburðir. En þar er engin sambærileg endurgjöf. Engin staðfesting sem segir hvað gerist næst, hver eru réttindi þín núna, hversu lengi má vænta að svar berist. Engin mæling á því hvernig þjónustan var upplifuð.
Þetta er ekki tæknilegt bil, þetta er bil í væntingum. Og árið 2026 verður sífellt erfiðara að réttlæta að ríkið sé undanþegið því gæðamati og þjónustumati sem einkafyrirtæki búa við og bjóða raunar upp á. Auðvitað eru margvíslegar undantekningar á þessu og fjölmargir ferlar hjá hinu opinbera alveg frábærir, sérstaklega eftir að Stafrænt Ísland hóf sína vegferð.
Mælikvarðarnir sem vantar
Mælikvarðarnir sem vantar eru útskýrðir í fyrri grein þessarar raðar. Þar er CEPEJ-aðferðin kynnt — fjórir vísar sem krefjast þriggja talna: innkomu, afgreiðslu og biðstöðu. Íslenskar málaskrár birta eina tölu af þeim þremur. Til þess að gera þetta áþreifanlegt: ef forsætisráðuneytið ætlaði að birta afgreiðslutíma eftir þeirri aðferð þyrfti það aðeins þrjár tölur:
| Mæling | Tala | Staða |
|---|---|---|
| Innkoma 2025 | 2.097 mál | Liggur fyrir |
| Afgreidd 2025 | ? | Vantar |
| Í biðstöðu 31. des. 2025 | ? | Vantar |
Þrjár línur. Þrír dálkar í Excel-skjali sem þegar er til. Það er allt sem stendur í veginum.
Hvað þyrfti að bæta við
Það merkilegasta vi Excel-skjölin okkar er hversu lítið vantar á að þau verði eitthvað gagnlegt. Þau eru þegar með einstök mál, dagsetningu opnunar og málsnúmer. Til þess að umbreyta þeim í raunverulegan mælikvarða þyrfti aðeins nokkra „dálka" til viðbótar:
| Dálkur sem til er | Dálkur sem vantar | Hvað hann gerir mögulegan |
|---|---|---|
| Málsnúmer | — | — |
| Dagsetning opnunar | Dagsetning lokunar | Afgreiðslutími, afgreiðsluhlutfall, biðstaða |
| Heiti máls | Tegund máls (sameiginlegur lykill) | Sundurliðun eftir málaflokki |
| — | Lokastaða | Gæðamat |
Þetta er allt sem þarf. Engin lagabreyting. Engin ný stofnun. Aðeins ákvörðun um að mál sem ráðuneyti opna eigi líka að sjást þegar þeim er lokað, í sömu skrá, með sömu aðgengisvenjum og nú þegar gilda. Svo mætti líka birta á vefsvæðinu en ekki í Excel skjali, sem eitt og sér getur borið með sér óværur ýmiskonar, auk þess sem hin almenni borgari á ekki á sinni heimilistölvu að nauðsynjalausu.
Þá væri hægt að bera ráðuneyti saman. Þá væri hægt að spyrja af hverju eitt ráðuneyti afgreiðir kæru á sex vikum og annað á sex mánuðum þegar málaflokkurinn er í grundvallaratriðum sá sami. Þá væri hægt að taka pólitíska afstöðu með tölu í höndunum, ekki eingöngu með tilfinningu.
Hvers vegna þetta er ekki gert
Ástæðan er ekki tæknileg, Stafrænt Ísland rekur rafrænar gáttir, stóra rammasamninga og ráðgjafaþjónustu. Ríkisendurskoðun sýndi í apríl 2025 að ríkið ver á bilinu 12–15 milljörðum króna á ári í kaup á upplýsingatækni.
Ástæðan er líklega hugmyndafræðileg. Íslensk stjórnsýsla hefur aldrei verið skipulögð út frá þeirri hugmynd að ráðuneyti séu þjónusturekstur sem þurfi að standa undir mælanlegum viðmiðum. Hún hefur verið skipulögð út frá þeirri hugmynd að ráðuneyti séu pólitískar stofnanir sem standi skil á störfum sínum í gegnum þingið og fjárlögin. Það er ekki röng hugmynd. Það er bara hugmynd sem skilur eftir sig eyðu þar sem borgarinn hefði annars getað staðið.
Við erum komin á árið 2026. Ráðuneytin hafa haft verkfærin, lagaskylduna samkvæmt upplýsingalögum og stjórnsýslulögu árum saman. Framvinda og frumkvæði ráðuneytanna á þessu sviði eru, í kurteislegu orðalagi, takmörkuð. Bilið milli þess sem lögin krefjast og þess sem er raunverulega afhent hefur ekki minnkað. Það hefur haldist þægilegt.
Spurningin er því ekki hvort þetta sé tæknilega hægt. Við höfum tólf ráðuneyti sem opna 35 þúsund mál á ári án þess að nokkurt þeirra þurfi að gefa upp meðaltímann sem það tekur að afgreiða málin.
Tólf Excel-skjöl. Ein vandræðaleg spurning. Það er kannski sérkenni íslenskrar stjórnsýslu árið 2026 að hún sé tilbúin að birta hráefnið — en að enginn í henni vilji taka ábyrgð á því hvað hráefnið þýðir.
Heimildir:
- Stjórnarráð Íslands — Málaskrár ráðuneyta (XLSX-skrár 2021–2025, eigin vinnsla höfundar)
- rikisreikningur.is — Mannauðsupplýsingar
- Ríkisendurskoðun — Hraðskýrsla um upplýsingatæknikaup ríkisins, apríl 2025
- Treasury Board of Canada Secretariat — 2024–25 Departmental Results Report
- CEPEJ — European Judicial Systems, Evaluation Report 2024
